обработка на кореспонденция - studopediya
обработка на кореспонденция се състои от няколко стъпки, помислете за тях [2-4].
Предварително разглеждане. Подреждане. В предварителен преглед на документите са подредени в две групи:
1. Документите трябва да бъдат записани в служба на предучилищна възраст;
2. Документите се предават на структурните звена, без регистрация.
Всяка услуга DOW може да разработва и внася за одобрение от ръководителя на организацията на списъка на документите не подлежи на регистрация в служба на Дау. Документите не подлежат на регистрация в POC на услугите, включват:
- покани за срещи, срещи, конференции;
- публикации (брошури, книги, бюлетини, списания и т.н.);
- финансови документи (предмет на счетоводно в счетоводния отдел);
Движение на изходящите документи включва:
- проект за изготвяне на документи;
- одобрение (ако е необходимо);
- сортиране чрез изпращане методи;
Пренасочване на обработка. По време на изпращане обработка проверява коректността на документа:
- подпис (включително нивото на власт на лицето, подписало документа);
- присъствието на пресата (ако е необходимо);
- дата на наличност и регистрационен номер;
- имате всички страници и всички тези приложения.
Тези елементи от дизайна са длъжни да изпратите документ по пощата, по факс, по куриер. Ако документът е издаден, неправилно или не е представена в пълна, той се завръща в изпълнителя да се финализира.
Подреждане. След изпращане на обработка на пощата, за да бъдат сортирани по метода на изпращане:
- документи, изпратени по пощата;
- Документи, изпратени по факс;
- документи, изпратени по куриер.
При сортиране е необходимо да се помисли, че факсът е само за бърз обмен на информация. Факс съобщение е със статут на незаверени копия и не е правно валиден документ. Не се препоръчва да се изпрати по факс документи с много страници и писма на поздравление.
Цялата кореспонденция (освен поздравителен масовото изпращане) се изпраща с препоръчано писмо. Регистрация на препоръчани писма (ако има повече от пет) подсказва, описа. В регистъра се направи списък на пликове с кореспонденцията (а не на документите). Регистрирайте се направи в два екземпляра, всеки от които се подписват от първоизточника. Едно копие на системния регистър, заверен от печата на организацията. Един пример за печат остава в пощенската служба, както и копие на пощенското клеймо поставени в подходящ случай.
При получаване на поща, доставени от куриер, всяка организация получател трябва да бъде подпечатан от датата на получаване на върнатата копие от времето (ако е необходимо), заглавие, личен подпис и декриптиране подпис на лице, което е получило документ [2-4].