Обработване на документи - входящ, изходящ и вътрешен
информационния поток
Всички документи на организацията са разделени в три потока на информация:
- входящо (получени) документи. т.е. въвеждане на организацията;
- изходящи (изпратени) документи;
- вътрешни документи.
Въвеждане на документи (входящи документи) - документ, получен от институцията.
Изходящ документ (изпратен документ) - официален документ, изпратен от институцията.
Вътрешен документ - официален документ, не излиза извън рамките на организацията го е подготвен.
Всеки от информационния поток има обработка функции. Винаги помнете, че при обработката на особено влияе на избора на форма на организация на работата с документи (централизирана, децентрализирана, смесена).
Входящ Processing
Обработва входящите документи включва:- получаване и обработка на първични документи;
- Предварително изследване и разпространение на документи;
- регистрация;
- разглеждане на ръководните документи;
- предаване за изпълнение.
Първична обработка на документи
Рецепция и първична обработка на документи в организациите, които получават по-голям брой документи, услуга за управление на документацията се извършва в малък - секретар. В много големи организации (министерства, се отнася) в структурата на предучилищната услуга създадена специални екипи за извършване на приемане на документи - експедиция.
Входящите документи могат да бъдат получени по пощата, доставени от куриер комуникация, куриер, посетители или се изпращат по електронна поща или факс.
предварителен преглед
разпространение на документи
Разпределение на постъпващите документи между управление въз основа на заповед на разделението на отговорностите между управление, където дейностите са фиксирани за всеки служител. Прехвърляне на документи на изпълнителския персонал на организацията се базира на значението на съдържанието на документа и в съответствие с функциите и правомощията на длъжностните лица, които документът е изпратен за преглед, въз основа на установените в организацията на разделението на отговорностите.
Отчитане на входящи документи е ли печат върху разписката. Тя включва счетоводен документ серийния номер и датата на получаване (час и минути, ако е необходимо). Марката се поставя върху долния десен ъгъл на първата страница на документа. То може да бъде поставен в матрицата на ръката или електрически shtempelevatelem. А факсимиле изображение на документа е датата на получаването, така че само серийния номер трябва да се попълни в него. След това документите трябва да бъдат регистрирани, се вписват в регистрационния формуляр, установен в организацията (на списанието, с карта, е-картата).
разглеждане на ръководството
Разглеждане на документа за подпомагане е, че служителят на написал върху него резолюция, че решението си на информацията, съдържаща се в документа.
Резолюцията се прехвърля към формуляра за регистрация.
Прехвърляне на изпълнение
Трансфер до изпълнението на документ, изготвен след разглеждане на неговото ръководство.
Документите трябва да се извърши в срок, така че не забравяйте да се входящи документи се прехвърлят на изпълнителя в деня на получаването му и регистрацията или на първия работен ден на прием на документи в отходните часа.
Ако документът изисква незабавно изпълнение, може да се предава директно на художник, но винаги с съобщение за това в главата.
Ако документът е предназначен за извършване на редица художници, в координация с изпълнителната власт, която отговаря, то се предава на ротационен принцип на всеки или всички от изпълнителите, посочени в резолюцията, или премахване на копия. Цялата работа по изготвянето на проект на документ организира отговорен изпълнител.
По този начин, основните входящи задачи за обработка на документи, са:
- доставка на документи за валидиране;
- Приложение проверка на целостта и физическото състояние на получените документи;
- фиксиране на получаване на документи;
- ги подготви за изпълнение;
- изпълнителите прехвърлят документи.
Изходящите документи
Изходящите документи включват:- разработване на проекта на документа;
- подготовката на проекта за документ;
- нейната координация (поглед);
- документ за самоличност;
- изпращане на документа.
По време на изготвянето на изходящ документ отговаря на певицата. Той координира дейностите на други изпълнители, посочени в резолюцията. Изпълнителният отговарящ има право да: свиква подизпълнители за работилници ги изискват всички необходими материали, приоритети в работата между съ-изпълнители.
В рамките на подготовката за изходящи изпълнителя на документа независимо осъществява подготовка на проект, изготвяне на проекта на документа, той (поглед) подравняване. Той ще донесе си служба DOW проект на документ, който изисква въвеждане на необходимите данни за самоличност (подпис, дата на сключване, индексът на изходящите регистрация, декларации врата за печат, ако е необходимо). Документът може да бъде предаден на съответния официален услугата чрез предучилищна възраст или секретарка. Проектът на документа е изпратен заедно с всички материали, въз основа на които той се готви. Ако длъжностното лице (и) на проекта прикачения документ забележки, проектът за документ от наблюдението, те задължително се прилагат към проекта.
Началник, четене на проекта на документа, може веднага да го удостовери с подписа си, и може да направи коментари, корекции, и го изпраща обратно за преразглеждане. Тогава художникът променя документа в съответствие с коментарите "асемблира одобрение за виза. Връщане на проекта може да се повтори, и всеки път, когато изпълнителят трябва да се повтаря цялата процедура по изготвянето на документа, от началото до края.
Всеки служител POC услуги трябва да се знае ", че художникът носи проекта на документа, напълно обзаведен: отпечатана върху съответния формуляр, с всички визи.
Основните цели на предучилищна услуги в обработката на изходящи документи са:
- заверка на документа за разработване на проекти в съответствие с установените правила;
- Свободни детайли за самоличност;
- поставяне изходящ индекс регистрация;
- Обработване на документи трябва да бъдат изпратени.
Обработка изпратена кореспонденция включва:
Като документи за изпращане, не забравяйте да проверите:
На пощата с обратна разписка в водене на отчетност услуга прави пощенски списък, в края на който се полага на името на служителя, за да го подготви и изпрати дата.
Документи за машинно четене на медиите се приемат само ако е налице мотивационно писмо.
Всички документи, издадени от организацията, трябва да бъдат обработени и изпратени на същия ден или най-късно през първата половина на следващия работен ден.
Обработка на вътрешни документи
Обработка на вътрешни документи на сцената на тяхната подготовка и изпълнение върви по пътя на подготовката на изходящите документи (например изготвяне на проект, изготвяне проект на документ, неговото одобрение (поглед), лиценз, регистрация, отпътуване), така и на етапа на изпълнение - входящи документи (рецепция, предварителен преглед, регистрация, насоки внимание за извършване на превода).
Вътрешни документи имат няколко възможности за тяхното лечение, които се определят от вида, принадлежащи на документа:
- проекти на заповеди задължително подписани от представител на Правната служба;
- Протоколът не фаза от подготовката на проекта и одобрението и разрешението.
Изпращане на документи входящи, изходящи и вътрешни може да се извърши:
- изразяват куриер или връзка;
- секретари;
- с технически средства.
Структурните подразделения на някои институции могат да бъдат в различни сгради или райони на града. В такива случаи организацията на доставка на документи по куриер.
В рамките на структурното звено, най-ефективно привличане на секретарка, която може да отнеме кореспонденция от предучилищна възраст, услуга за връщане на изходящите документи, подготвени за изпращане и изпращане на документи на служителите в съответствие с структурното звено.
Въвеждане на средства и компютърни технологии ще променят процеса на обработка на документи. Ускорен процес на изготвяне на документа, тъй като въвеждането на ревизии не изисква повторно отпечатване. Значително намалява и опростена координация (поглед) на документа. Основните промени са настъпили в процеса на изпращане и получаване на документи, с появата на факс и електронна поща. Но трябва да се помни, че по-горе прехвърлянето на средства по принцип не предава документа и информацията, показана на медиите. В момента документът се предава чрез информационни и телекомуникационни системи могат да бъдат сертифицирани от електронен цифров подпис. Само в този случай той ще бъде валиден.
Всички документи трябва да бъдат изпратени с белезите върху прехвърлянето на съответното обстоятелство в формулярите за регистрация. Ако документът се прехвърля от едно структурно звено към друг, заобикаляйки предучилищно услуга, служител, предаде документи, трябва да информира службата за факта на прехвърлянето.
