Пренасочване на документи
понятието "обработка на документи Forwarding" се формира от думата "изпращане" в смисъл на "единица офис обслужване, извършване на обработката на документи." Създаване на специализирано звено - експедицията - е типичен за големи организации с голям обем документи. В организации на малки и средни предприятия спедиция обработка на документи е един от сервиз офис работници (офис) или служителя, отговорен за организацията на работата с документите, ако няма офис съоръжение услуги.
Помислете за основните стъпки за обработка на препращане на входяща и изходяща поща.
входящи точки за обработка кореспонденция
Обработка входящата кореспонденция включва:
- доставка валидиране документ, почтеност и инвестиции опаковка, пълнота на документите (наличността на всички приложения);
- фиксиране на факта на получаване на документите;
- сортиране на документи за последващо предаване към дестинацията.
Ако е повреден, на плика (а вероятно и документи) се изготвят, в което факта на входящи съответстват на повреден форма. Сертификатът е изработен в два екземпляра, единият от които се изпраща на подателя и другите остава в офиса за обслужване на организацията.
След като се уверите, че доставката на кореспонденция пликове се отварят, с изключение на пликовете с печата на ограниченията за достъп ( "Поверително", "Само за вътрешноведомствена употреба", "търговска тайна" или др.) Или марка "лично". Пликовете се отварят с ножица или, когато голяма част от кореспонденцията със специален уред - konvertovskryvatelya. Обикновено, пликовете са разрушени, но има и някои изключения. Пликовете не са унищожени в следните случаи:
В тези случаи, пликовете се провеждат заедно с документите, и по-нататък по веригата на командването се предават заедно в комплект.
Следващата стъпка - проверка на пълнотата на документите. При проверка на съдържанието на плика може да се открие:
Ако пликовете по време на първоначалното лечение не е отворена, марката на получаването щампова върху плика. В допълнение към датата, в знак може да бъде определен час на пристигане в часове и минути, ако документът изисква спешни внимание.
Недеклариран документи се показват на клетки за сортиране кабинет, в който всеки организационна единица има своя собствена клетка. Ако няма такава камера може да се използва с имена на папки единици.
По-нататък се работи с множество документи, за да бъдат регистрирани. Ако вашата организация е приела централизирана форма на производство, в което всички документи са регистрирани в офиса на услуги, лечението препращане на масив от документи приключи прехвърлянето им на предварителна проверка и регистрация. Ако вашата организация е смесена форма на водене на отчетност организация, в която документите са регистрирани в офиса на услугата и в поделенията, обработка на е снабдена сортиране на документи в две групи:
- документи, получени в управлението на възнаграждението (те са прехвърлени на предварително разглеждане и регистрация офис обслужване)
- документи, изпратени директно до структурните звена за регистрация и проверка.
Документите трябва да бъдат предадени към устройството се показват на клетки за сортиране на кабинета, както и незаписани документи.
Етапи на обработка на документи, изпратени
Обработка изходящи документи включва:
Пощенските разходи може да бъде:
Препоръчана поща може да бъде изпратен списък с прикачени файлове, с обратна разписка и COD.
Организациите са насърчавани да изпрати кореспонденция от сертифицирани поща (включително уведомяване) само в случаите, когато това се изисква по закон, или в случаи на крайна необходимост.
Пощенските услуги се облагат. За да потвърдите плащането на пощенски услуги чрез изпращане на един прост и обичай писмена кореспонденция, предоставени от организации на федералното пощенска услуга, използвана от пощенски марки. Както на пощенски марки се използват:
- пощенски марки, прикрепени към писмо по пощата или прилагани типографично на пощенски пликове и пощенски картички;
- препечатки от пощенски марки, прилагани сумиране машина;
- други знаци, установени от Федералната агенция за регулиране на съобщенията и прилагат типографично.
В съответствие с Правилника за пощенските услуги поставяне на печати Писмената кореспонденция в размер на цената на пощенските услуги, включени в отговорност на изпращача. Придържайте печат на друг е забранено. На пощенски марки се поставят в горния десен ъгъл на Писмената кореспонденция.
Прост писмената кореспонденция, платежни услуги, за които доставката е потвърдено печати, могат да бъдат намалени в пощенски кутии. Писмена кореспонденция с впечатленията щамповане машини и други знаци, удостоверяващи плащането на пощенски услуги, приета през пощенските комуникационни обекти, определени от пощенския оператор.
VF Янков, д-р. ist. Науки, доцент от Държавния университет по мениджмънт
