видове документи
В документа е физически обект, който съдържа определена информация. Думата има латински корени и означава "доказателства, сертификат за проба." Помислете за по-нататък, какви са видовете документи.
терминология
Законът съдържа определение на документа. В съответствие с това, че е материал носител на информация, определени в нея под формата на текст, изображения, звук или техни комбинации. Почти всички видове документи имат свои подробности. Според тези елементи могат да бъдат определени от превозвача. Той се използва за предаване на информация във времето и пространството за съхранение и по-нататъшна употреба. Това определение описва документа в тесния смисъл на думата. В широк смисъл, различни предмети, могат да действат като такава информация превозвач. Например, документите могат да бъдат считани за книги, скулптури и така нататък.
Основни функции
канцеларска работа
Различните видове документи могат да се отнасят до един-единствен въпрос. В някои случаи, за по-лесна употреба те са комбинирани с тях. Комплект медии, посветени на един въпрос, наречен документация. В процеса на неговото създаване и изпълнение на запис на информация се извършва. То се извършва в съответствие с определени правила. Това е особено вярно, когато документите са създадени компании. Организацията трябва непременно да бъде човекът, който ще записва информация за медиите. Всеки, включително и общи документи на дружеството, в качеството на източник на всякаква информация.
Неспазването на установените правила, важна информация може да бъде загубена. В документа е необходимо да се вземат предвид съществуващите правни разпоредби, за да се съобразят с общите държавни изисквания за изготвяне и представяне на информацията. За по-пълно прилагане на правила, издадени специални инструкции, правила и определи реда на производство. Например, счетоводни документи се издават от FDR. В тези правила се определят основните изисквания за съдържанието на отчети. За да се опрости формите за използване на документите, одобрени на правителствено ниво. Тяхната употреба е задължително за всички организации, работещи в различни сфери.
класове на документи
Всички медии на всяка информация, могат да бъдат разделени по различни критерии. Така че, се разпределят на лични и официални документи за произход. Първите включват медиите, създадени човек извън своята професионална дейност. Чрез лични документи включват писма, дневници, мемоари, и така нататък. Те са в рамките на правото на личен живот на лицето. Служителят разглежда документите, които се съставят, документирани и сертифицирани по подходящ начин на физически или юридически лица.
В зависимост от начина на записване на данни, издаване на документи:
Управлението на фирмите използват текстови медии, които са създадени машинни или написани на ръка и по електронен път. Администрация услуги ще им обработка и съхранение. Документите могат да бъдат:
В зависимост от съотношението на административен персонал на организацията се прави разлика входящи, вътрешни и изходящи данни на медиите. Те обикновено имат свой собствен сериен номер.
Обемът на съдържание и ограничен достъп
В зависимост от броя на въпросите, която осветява текста, се прави разлика между прости и сложни документи. Първите включват, например, отчети, писма и др. В своя текст засяга един въпрос. Сложните инструменти могат да бъдат насочени към няколко служители на структурните звена, институции, пряко. Те включват, по-специално, да включва решения, наредби, заповеди, инструкции и други. Някои от тях се използват като юридически документи.
Например, местните разпоредби организация - заповеди, инструкции. Сред тях са технически документи. Например, може да е наредби, стандарти, инструкции, и така нататък. В зависимост от ограниченията за достъп до документи може да бъде класифицирано, поверителна и само за вътрешно ползване. Последното може да се използва свободно, ако е необходимо, служителите на компанията. За да работите с секретни документи, необходими за получаване на специално разрешение. Използването им се извършва в съответствие с установените правила. Много от тях се използва и като юридически документи. Тайни и официалните медии отбелязани подходяща маркировка.
Методът за презентация
Според този критерий, документите се разделят на:
Степента на автентичност
Други критерии
В зависимост от продължителността на информационните носители са налични в имота, е изолиран: DC документи временно (до десет години) и дългосрочни (над 10 години) за съхранение. Тези или други периоди, определени от Федералния архив и фиксирани в съответните списъци. В зависимост от метода на предаване отличава:
За да прехвърлите един офис консумативи, използвани (факс, например).
Цел на информационните носители
Документи за показване (заключена), или че информацията, предоставена по този начин тяхното натрупване и спестяване, способността да се прехвърли на заинтересованите страни, повторна употреба. Носители на данни се считат като един от основните елементи на вътрешната структура на организации, институции, фирми, чрез които гарантират, звена за взаимодействие. Въз основа на някаква информация да се правят различни решения. Детайли показват като доказателство за изпълнение на нареждания, източникът на обобщения, материал за справка и с изследователска дейност. операция за управление на документи е предмет, а резултатът на труда, тъй като приетото решение е записано, е записано в него. Чиновници задачи предпазват, навременна доставка, доставка на информационни носители. Ако работата въпрос за хартия или електронни документи, експертите трябва да отговарят на определени изисквания за проектирането им.
Основни характеристики
В различни документи използва различни набори от данни. Някои от тях имат ограничен брой необходими елементи. Брой на информация зависи от целите на създаване, цел, изисквания за формата и съдържанието на документа, както и метод за записване на информация.
Това е набор от данни. Форма, която се използва за определени видове документи (инструкции, ред), се нарича стандарт. Тя се характеризира с определен набор от данни, които са подредени в строга последователност.