Документи от А до Z

Предишен ◈ Следващото

При създаване на фирма и по-нататъшното му работа ще доведе до голям брой входящи документи. И с течение на времето, това само ще расте. За да не се удави в този поток, е необходимо да се поддържа ясна процедура на всички етапи от живота на документите.







При създаване на фирма и по-нататъшното му работа ще доведе до голям брой входящи документи. И с течение на времето, това само ще расте. За да не се удави в този поток, е необходимо да се поддържа ясна процедура на всички етапи от живота на документите.

Организация на документи в новата компания

Задължения за отчитане на входящи документи са възложени на специална структурна единица (DOU Service) или секретарски услуги. Процедурата за документи и операции, направени с тях дружества, регулирани от инструкциите на работа в офис, разпоредбите на подразделенията и длъжностните характеристики на служителите. Това са трябва да бъдат разработени, одобрени и предадени на служителите на компанията на местните (между органи) разпоредби. А ясни правила за привеждане в съответствие, наредби позволява организацията на управление на работния процес - движението на документи от тяхното създаване или получаване за завършване на изпълнението или администрацията.

Основните принципи на управление на организацията на работния процес са:

  • централизирано (в служба DOW) запис, получаване, изпращане на документи;
  • движение на документи по най-краткия път в минимално време и труд;
  • Изключение връщане на документите, без правилното бизнес нужда;
  • елиминиране на неоправдани одобрения, паралелни одобрения на проекти на документи;
  • организация на движение на групи от документи, които имат един и същ маршрут.

Приемане, обработка и предаване на входящите (входящи) документи

Помислете за основните точки, които трябва да се обърне внимание на служителите в предучилищна услуги при приемането, обработката и предаването на входящи документи на компанията.

Всички документи, получени от компанията (включително и телеграми faksogrammy), са основно лечение, предварителен преглед, регистрация, управление на изпит и се изпращат на изпълнението на служителите на компанията.

Документи, изискващи спешен порядък, прехвърлени да се регистрирате веднага. остатък съответства обработка се извършва в деня след получаването или за първи път при получаване на документи по време извън часа.

Ако фирмата ви се наложи да настроите други условия и да разработи допълнителни начини за обработка и предаване на документи, тази информация е включена в местен нормативен акт, регламентиращ водене на документацията на фирмата, както и да бъдат стриктно спазени.

Предварително разглеждане на постъпващите документи се извършва въз основа на оценката на тяхното съдържание, въз основа, определена в разпределението на отговорностите между управлението на компанията. Документи, които са преминали предварителния възнаграждение, които подлежат на вписване и едва след това предават на ръководството на компанията. Документи регистриран услуга DOW, посочена в управлението на дружеството в деня на пристигането им.

Трансфер документ поставен върху изпълнението на една единица в друга само с разрешение на главата, или по силата на споразумение между началниците на отдели. На прехвърлянето на документ в хода на услугата, се съобщава на Дау, които марката на RKF прави.

Регистрация и счетоводство на входящите (входящи) документи

Цялата кореспонденция: входящ (входящи) се изпраща (изходящи) или вътрешен трябва да се регистрирате за услугата DOW компанията. Регистрационен документ - фиксиране на истината за сътворението или получаване на документ, носеща регистрационния номер, следван от записването на информация за документа в RKF.

Важно е да се знае. че:







  1. Документи записани независимо от начина на доставка, трансфер или създаване.
  2. Документът трябва да бъде регистриран само веднъж идва - в деня на приемането, създаден - от датата на подписване или одобрение.
  3. Регистрация на документи, създадени в рамките на календарната година, в брутния последователност, с началото на нов календарна година, номера на документа за регистрация започват с номер 1.

Трябва да знаете, че има видове документи, които не изискват регистрация:

Има два вида на документите за регистрация: централизирани и децентрализирани.

Централизирано - регистрация на документи се извършва само от лица в предучилищна услуги.

В децентрализирана - регистрация на документи се извършва като служители на предучилищното услуги, както и отговаря за документи в подразделения. В този случай, на местния нормативен акт трябва да бъдат ясно разписани какви документи трябва да бъдат регистрирани на услугата и предучилищна възраст в подучастъци и публична регистрация и попълване на регистрационната форма.

При пристигането си (входящи) документи, за да бъдат регистрирани на първата страница на документа, подпечатан - отпечатък върху разписката, като посочва датата на получаване и въвеждане на регистрационен номер.


Службата на "Дейзи"
________________ 20гр ___.
____ № _____________

Ако е необходимо, маркирани часовете и минутите от датата на получаване на документа.

Регистрационен номер на документа е неговите сметки и функции за търсене, така че компанията трябва да разработи единна и стабилна система на документите за регистрация. Компоненти на регистрационния номер трябва да са в него постоянно споразумение.

Регистрационен номер на входящия (входящ) на документа включва серийния номер на получаване в рамките на една календарна година. Сериен номер на документа, след разглеждане на главата и направи резолюцията може да бъде допълнено с наклонена черта кодови единици - на художника (в съответствие с компания класификатор единици), като например:

Вх. - показва, че документът е включена;
114 - пореден номер на получаване на документа в рамките на една календарна година;
03 - Код структурно звено

Ако компанията има редица случаи. регистрационния номер на всеки документ се допълва от показателния случай под номенклатурата на делата на компанията, в която документът ще бъде заличена след изпълнение. Например:

Вх. № 114 / 03-25. където

03-25 - случай на индекса по номенклатурата на случаите на структурни единици.

Ако документите за регистрация на дружеството се извършва ръчно, информационен документ влезе в дневник или регистрационна карта. При използване на традиционни ръчно карта (ALAC), напълнена с 2 копия. на хартия, по един за досието за регистрация и контрол на карта, втория документ се предава в устройството - на изпълнителя или, ако е необходимо, в брой екземпляри от нея може да бъде по-дълъг (самата определя на компанията).

Примерен образец за регистрация и контрол на карта (ALAC)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 *

Наименование на вида на документа

Най-разпространеният начин в момента е въвеждането на информация от клавиатурата на компютъра в картата, която се показва на монитора, и последващо включване в списъците на необходимия брой.

При използване на списанието в данните на хартиен носител документи са вписани в списание служител DOW ръчно. Можете да създадете дневник на документите в електронен формат (Word или Excel). В този случай, дневник линия също е изпълнен с DOW служител ръчно от клавиатурата на компютъра, а е възможно да се бързо да намерите необходимата информация на посочените параметри за търсене в списанието.

При регистрирането на документи в информационната система на регистрационния номер на документа за автоматично се задава в зависимост от структурата, определена от софтуера.

Ако регистрацията на фирма и счетоводни документи се прилагат информационните технологии, информация документ въведени в базата данни, както и съдържанието на данните в документа и структурата на регистрационния номер на документа за лежи в софтуерния инструмент, разработен в рамките на техническия проект на компанията.

Има много различни решения, "електронно управление на документи" (ЕСМ). Сега е ясно, че нито една организация, институция или фирма не може без електронния документ. В SED предлага големи възможности, но това ще отнеме обучение предучилищна възраст персонал за работа в SED.

Имайте предвид, основни форми реквизити регистрация контрол (RCF), както и техните правила за пълнене.

1. Име на вида на документа

Да се ​​попълни в съответствие с името на регистрирания документ (например: писма, факсове, телеграми, сервиз и бележки, заповеди, директиви, протоколи, инструкции, договори, и т.н.)

3. Дата на документа

4. Регистрационен номер на документа

5. Дата

Прехвърлени на RCF на отпечатък върху документа за допускане (регистрация печат).

6. регистрация (входящ) номер

Регистрационен номер възлага на документа, при влизане в организацията се прехвърля на RCF на отпечатък върху документа за допускане (регистрация печат).

9. Срок документ

Гъвкави датата, наредби или ръководител и информацията, съдържаща се в резолюцията.

10. Марката на изпълнението на документ

В RKF прехвърля бизнес индекс, в съответствие с номенклатурата на делата на структурното звено, в което се изпълнява даден документ.

Информацията на документите влезе в RKF данни, като например:







Предишен ◈ Следващото